Elektronisk kørebog godkendt af skat

Der findes ingen officiel godkendelsesordning for kørebøger. Skattestyrelsen certificerer ikke apps og udsteder ikke stempler til leverandører. Godkendelsen handler ikke om softwaren, men om det bilag, den producerer.

Når en leverandør skriver: godkendt elektronisk kørebog, dækker det altså over et system, hvis rapporter indeholder alt det, kravene forlanger. Der er reel forskel på leverandørerne her, for de færreste kørebog apps opfylder samtlige felter.

Skattestyrelsen stiller krav om, at bogføringsbilaget for erhvervsmæssig kørsel indeholder:

• Modtagerens navn, adresse og CPR-nummer
• Kørslens erhvervsmæssige formål
• Dato for kørslen
• Kørslens mål med eventuelle delmål
• Angivelse af antal kørte kilometer
• De anvendte satser
• Beregning af befordringsgodtgørelsen

De tre første punkter henter du i lønsystemet. De fire sidste skal komme fra kørslen selv, og dér falder de fleste kørselsregnskaber fra hinanden.

Ingen GPS-enhed kan vide, hvorfor dine medarbejdere kørte. Formålet skal registreres tur for tur, og det er den oplysning, der oftest mangler, når Skattestyrelsen gennemgår et kørselsregnskab.

Kørte en montør forbi tre kunder på samme tur, skal hvert delmål desuden fremgå af bilaget. Start- og slutadressen alene er ikke nok, når kørslen skal kunne efterprøves.

Hos TrackMe klarer medarbejderen markeringen med et enkelt valg på telefonen, når tændingen slukkes — se, hvordan en elektronisk kørebog håndterer den del i praksis.

Det næste krav retter sig mod dig, og det er det, flest virksomheder overser. Skattefriheden forudsætter, at du har ført kontrol med antallet af kørte kilometer, inden godtgørelsen bliver udbetalt.

Kontrollen skal være reel. Dokumentationen skal derfor være detaljeret nok til, at en lønansvarlig kan efterprøve turene enkeltvis.

Rapporten fra en elektronisk kørebog til SKAT viser hver tur med tidsstempel og adresse. Lønkontoret kan gennemgå dem, mens grundlaget stadig er friskt, og medarbejderen slipper for at samle kilometertal sammen på en seddel ved månedens slutning.

Efterfølgende rekonstruktion opfylder ikke kravet. Bliver kørebogen skrevet, efter pengene er udbetalt, mangler grundlaget for kontrollen, og godtgørelsen bliver skattepligtig for medarbejderen med A-skat og AM-bidrag.

Tidsstemplet fjerner den risiko. Registrerer systemet turen i samme øjeblik, den foregår, kan ingen bagefter stille spørgsmål ved, hvornår oplysningen blev til.

Bilaget skal vise, hvilken sats du har brugt, og hvordan beløbet er regnet ud. Skatterådet fastsætter satserne og justerer dem hvert år.

Vær opmærksom på, at kørselsgodtgørelse og befordringsfradrag er to forskellige ting med hver sin sats. Du udbetaler godtgørelsen for erhvervsmæssig kørsel i medarbejderens egen bil. Befordringsfradraget er medarbejderens eget fradrag for transporten mellem hjem og arbejde.

Den indvending bremser flere beslutninger end nogen anden, og den er rimelig. Fordelingen mellem privat- og erhvervskørsel skal kunne dokumenteres, mens medarbejderens private destinationer ligger uden for både din og Skattestyrelsens ærinde.

Kørebogen kan derfor sløre felterne på de private ture, så systemet automatisk udvisker adresserne i rapporten. Fordelingen står klar med kilometertallene intakte, og turen til sommerhuset fremgår som privat kørsel uden en adresse.

Det er den samtale, du skal kunne tage med medarbejderne, før løsningen bliver rullet ud. Data ligger på servere efter GDPR-reglerne, og de kan til enhver tid eksporteres eller slettes.

En virksomhed med en flåde af kørende sælgere havde den situation, at hver sælger udfyldte sin kørselsgodtgørelse i hånden hver måned, og at bogholderiet brugte tid på at rykke for dem.

Sælgerne fik monteret trackere med adgang til kørebogen og markerer nu selv hver tur som privat eller erhverv. Virksomheden får kun adgang til de erhvervsmæssige ture, og systemet overfører data til regnskabsafdelingen hver måned.

Investeringen var tjent hjem efter fire måneder. Dokumentationen ligger nu klar, hvis der kommer et kontrolbesøg.

Bogføringsloven kræver, at du opbevarer bogførings- og regnskabsmateriale i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Kørebogen hører med.

Det har praktisk betydning for valget af abonnement. Standardabonnementet hos TrackMe gemmer kørebogsdata i halvandet år, og det dækker ikke femårskravet, hvis systemet er dit eneste arkiv. Standard PLUS gemmer dem i ti år og advarer samtidig automatisk efter 60-dagesreglen.

Bruger du Standard, skal du altså selv eksportere og arkivere rapporterne løbende.

Hvis du vil kunne lægge et kørselsregnskab frem uden at skulle rekonstruere noget, er tidsstemplet dokumentation den korteste vej dertil.

Hos TrackMe får du et dansk udviklet system med support i Danmark. Alle trackere fungerer til både kørebog og flådestyring, så begge dele kører på samme enhed.

Kontakt TrackMe i dag og få en uforpligtende snak om, hvordan en elektronisk kørebog godkendt af SKAT kan styrke dokumentationen i din virksomhed.