Hvem har brug for en elektronisk kørebog?

Kører du til kundemøder eller byggepladser i din private bil, kan arbejdsgiveren udbetale skattefri kørselsgodtgørelse. I 2026 er satsen 3,94 kr. pr. km for de første 20.000 km om året.

Skattefriheden er betinget. Kørslen skal registreres, og arbejdsgiveren skal have kontrolleret kilometrene, inden pengene bliver udbetalt. Mangler grundlaget, bliver hele godtgørelsen skattepligtig, og det opdager man typisk længe efter, at pengene er brugt.

Det er den mest almindelige grund til at få kørslen registreret automatisk.

Bruger du samme bil til kundebesøg og til at hente børn, skal du kunne dokumentere fordelingen mellem erhverv og privat. Fordelingen afgør, hvor stor en del af bilens udgifter virksomheden kan trække fra.

De færreste fører den dagligt. De skønner den i december, når regnskabet skal lukkes, og et skøn er svært at forsvare, hvis Skattestyrelsen efterprøver det.

Automatisk registrering løser opgaven uden daglig indsats: turene ligger klar med adresser og kilometertal, og du markerer dem, når det passer dig.

En gulpladebil må du bruge erhvervsmæssigt. Kører du også privat i den, får det konsekvenser for både moms og afgift, og virksomheden skal kunne dokumentere, hvordan bilen faktisk er brugt.

Her er kørebogen dit bevis over for myndighederne. Den skal vise, at bilen kørte fra virksomheden til kunden og hjem igen — ikke forbi et sommerhus i weekenden.

Har du flere gulpladebiler, skal hver bil have sin egen registrering. Det kræver en tracker pr. bil, og alle biler samles derefter i samme overblik.

Kørende sælgere og konsulenter i egne biler flytter ansvaret over på dig som arbejdsgiver. Du skal kontrollere de indberettede kilometer, før du udbetaler godtgørelsen, og kontrollen skal være reel.

I praksis skal du kunne gennemgå turene enkeltvis. Et samlet tal på en seddel ved månedens slutning rækker ikke som grundlag.

Med en elektronisk kørebog ligger turene tidsstemplet i systemet, så lønkontoret kan efterprøve dem, mens grundlaget stadig er friskt. Medarbejderen slipper for at føre regnskab i hånden, og du slipper for at tage tallene på tro og love.

Fakturerer du kørselstid, er kørebogen dit fakturagrundlag. Diskussioner om, hvor længe en montør var på adressen, koster typisk mere i administration end i selve beløbet.

TrackMe har en kørselsrapport, der er lavet til formålet, og som du kan udskrive og vedlægge fakturaen direkte. Kunden kan se ankomst- og afgangstid for hvert besøg.

Det gælder også udlejet materiel. Er en udlejningsdag defineret som otte timer, og maskinen har kørt ni, har du dokumentationen for at efterfakturere den ekstra time. Håndværkere og maskinudlejere er de brancher, hvor det her argument vejer tungest.

Nogle virksomheder har brug for kørebogen af en helt anden grund end skat. Hjemmeplejen skal kunne dokumentere besøg hos borgere. Servicevirksomheder skal kunne vise, at de mødte op til aftalt tid.

En kommunal hjemmepleje enhed, der bruger TrackMe, formulerer det sådan:

“Behovet for tracking kom ikke af mistro til personalet, men for at lette en række administrative byrder.”

Dokumentationen fungerer i begge retninger. Den beskytter medarbejderen mod en uberettiget klage lige så meget som virksomheden.

Kører du fem erhvervsmæssige ture om året i din egen bil, er en køreseddel pr. tur fuldt tilstrækkelig. Kravene til oplysningerne er de samme, men fem ture kan du holde styr på i hånden.

Det samme gælder, hvis virksomhedens biler udelukkende kører erhvervsmæssigt og aldrig står til rådighed privat — og du kan dokumentere det på anden vis. Så driver kørebogen ikke beslutningen. De samme trackere leverer stadig flådestyring: hvor bilerne er lige nu, og hvor længe de er holdt hos kunden.

Grænsen for kørebogen ligger et sted omkring det punkt, hvor du ikke længere kan huske turene, når du skal skrive dem ned. For de fleste med daglig kørsel er den grænse passeret for længe siden.

Kravene til dokumentationen er de samme, uanset om du fører kørebogen i hånden eller elektronisk. Forskellen ligger i, hvornår oplysningen bliver til.

En papirkørebog udfyldt om aftenen bygger på hukommelse. Et system, der registrerer turen i samme øjeblik, den foregår, bygger på et tidsstempel. Bliver dokumentationen efterprøvet, står du enten med noget at fremlægge eller med en aften foran regnskabet.

Kravet ser forskelligt ud, alt efter hvor du står:

• Egen bil med kørselsgodtgørelse — formål og kilometer pr. tur, kontrolleret inden udbetaling. Markér turen, mens den er frisk.
• Én bil til både erhverv og privat — fordelingen hen over hele året. Historikken skal række et helt regnskabsår.
• Gulpladebil — dokumentation for, at bilen ikke bruges privat. En tracker pr. bil.
• Medarbejdere i egne biler — bevis for, at du har kontrolleret de indberettede kilometer. Lønkontoret skal kunne se turene enkeltvis.
• Kørsel der faktureres videre — ankomst og afgang pr. opgave. Rapporten skal kunne vedlægges fakturaen.
• Besøgsdokumentation — at køretøjet holdt på adressen i det angivne tidsrum. Tidsstempel på både ankomst og afgang.

Hvis du er i tvivl om, hvilken af situationerne ovenfor der ligner din, er det hurtigere at spørge end at gætte.

Hos TrackMe får du et dansk udviklet system med support i Danmark. Virksomheder med gyldigt CVR kan prøve en tracker gratis i 30 dage og se turene i systemet, før der skal træffes en beslutning.

Kontakt TrackMe i dag og få en uforpligtende snak om, hvordan en elektronisk kørebog kan styrke dokumentationen i din virksomhed.